KI für Ihren gemeinsamen Posteingang
Inbox Assistant
Kundenanfragen. Schon vorbereitet.
Für Kundenservice, Innendienst und Fachteams, die Anfragen gemeinsam bearbeiten.
Produkt entdeckenKI & Microsoft 365 · Entwicklung aus Hessen
Intelligente Software,die mitarbeitet.
Wir bauen KI-Assistenten und automatisierte Abläufe, die Ihrem Team Suchen, Sortieren und Abtippen abnehmen. Direkt in SharePoint, Microsoft 365 und Ihren Fachsystemen.
Für den Mittelstand. Mit direktem Kontakt zu denen, die Ihre Lösung entwickeln.
Bei Ihrer Arbeit anfangen
Was hält Ihr Team jeden Tag auf?
Die Antwort steckt oft im Postfach: dieselben Rückfragen, Dokumente zum Abtippen, Informationen auf fünf Laufwerken. Wir schauen uns mit Ihnen an, was davon die Software übernehmen kann.
Eine Anfrage kommt rein. Das passende Wissen ist schon da. Ihr Team kann entscheiden.
In Ihren bestehenden Systemen
Ihr Team bleibt in Teams, SharePoint oder der Fachanwendung. Dort findet der Assistent die passenden Inhalte und legt Ergebnisse ab. Zugriffsrechte und Freigaben planen wir von Anfang an mit.
Ein Anwendungsfall nach dem anderen
Wir wählen gemeinsam einen Vorgang aus, der häufig vorkommt und Zeit kostet. Daran prüfen wir früh, was sich automatisieren lässt, wie gut es funktioniert und ob sich der nächste Schritt lohnt.
Direkt mit der Entwicklung sprechen
Von der ersten Frage bis zur Übergabe sprechen Sie mit den Personen, die Ihre Lösung bauen. Sie können Entscheidungen nachvollziehen und bekommen den Code, die Konfiguration und die Dokumentation.
Produkte
Drei Lösungen. Ihr nächster Schritt.
Wählen Sie den Bereich, in dem Sie Ihr Team entlasten möchten. Wir zeigen Ihnen, wie die Lösung zu Ihren Abläufen passt.
KI für Ihren Auftragseingang
Order Intake
Bestellungen prüfen. Weniger abtippen.
Für Auftragsbearbeitung und Vertriebsinnendienst in Großhandel, Fertigung und B2B-Dienstleistungen.
Produkt entdecken
KI für Unternehmenswissen und Arbeitsabläufe
Knowledge & Procedure Assistant
Ihr Wissen. Im Alltag nutzbar.
Für Teams, die Wissen teilen, interne Anfragen vorbereiten und wiederkehrende Aufgaben verständlicher machen möchten.
Produkt entdeckenKI & Automatisierung
Aus wiederkehrenden Aufgaben werden verlässliche Abläufe.
Ein Postfach vorsortieren, eine Bestellung erfassen oder eine Frage zum Handbuch beantworten: Wir entwickeln die passende Unterstützung und schließen sie an Ihre Daten an.
KI-gestützte Workflows
Dokumente klassifizieren, Informationen extrahieren, Inhalte zusammenfassen, Aufgaben priorisieren und Folgeprozesse automatisiert anstoßen.
- Klassifikation und Routing eingehender Vorgänge
- Strukturierte Extraktion aus PDF, E-Mail und Formularen
- Automatische Übergabe an Fach- und Microsoft-365-Systeme
Unternehmens-Chatbots
Unternehmenswissen aus SharePoint, Dokumenten und angebundenen Fachsystemen über natürliche Sprache zugänglich machen.
- Antworten mit Quellenangabe aus Ihren eigenen Inhalten
- Berücksichtigung bestehender Berechtigungen
- Bereitstellung in Teams, im Intranet oder in Ihrer Anwendung
Automatisierte Support-Agenten
Anfragen analysieren, Wissen durchsuchen, Antwortentwürfe erstellen, Vorgänge kategorisieren und bei Bedarf an Mitarbeitende eskalieren.
- Erkennung von Anliegen, Dringlichkeit und Zuständigkeit
- Antwortentwürfe zur Freigabe statt unkontrollierter Versand
- Definierte Eskalation an Menschen bei unklarer Lage
Individuelle KI-Integrationen
Individuelle KI-Funktionen und Agenten in bestehende Anwendungen, APIs, Microsoft 365 und Geschäftsprozesse integrieren.
- KI-Funktionen direkt in Ihrer Weboberfläche
- Anbindung über REST-Schnittstellen und Microsoft Graph
- Werkzeuge und Aktionen, die der Agent kontrolliert ausführt
Beispielprozesse
Was zwischen Eingang und Erledigung passiert.
Zwei Beispiele zeigen, welche Aufgaben die Software übernehmen kann und wo Ihr Team entscheidet. Sie veranschaulichen mögliche Lösungen, keine Kundenprojekte.
Beispielprozess
Von der Kundenanfrage zur geprüften Antwort
Eine E-Mail trifft im Service-Postfach ein. Statt sie manuell zu sichten, zu recherchieren und zu beantworten, bereitet der Ablauf alles vor – die Entscheidung bleibt beim Team.
E-Mail trifft ein
Die Nachricht wird aus dem Postfach übernommen, Anhänge werden mit ausgelesen.
Anliegen erkennen
Das Modell bestimmt Thema, Dringlichkeit und Zuständigkeit und ordnet die Anfrage einer Kategorie zu.
Wissen durchsuchen
Relevante Passagen aus Handbüchern, SharePoint-Bibliotheken und früheren Vorgängen werden gezielt gesucht.
Daten ergänzen
Kunden-, Auftrags- oder Vertragsdaten werden aus dem angebundenen Fachsystem nachgeladen.
Antwort entwerfen
Ein Entwurf entsteht in Ihrer Tonalität, mit Verweis auf die verwendeten Quellen.
Vorgang aktualisieren
Kategorie, Zusammenfassung und Entwurf werden am Ticket beziehungsweise am Vorgang gespeichert.
Freigabe durch Mitarbeitende
Der Entwurf wird geprüft, angepasst und versendet – automatisch versendet wird nur, was Sie ausdrücklich freigeben.
Das Team beginnt nicht mehr bei null, sondern korrigiert und gibt frei. Routinefälle sind schneller erledigt, komplexe Fälle bleiben bei den Menschen.
Vom eingehenden Dokument ins Microsoft-365-System
Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge kommen per E-Mail oder Upload an. Der Ablauf erkennt, prüft und legt sie strukturiert ab – nachvollziehbar in jedem Schritt.
Dokument kommt an
Der Eingang erfolgt über Postfach, Upload oder eine überwachte SharePoint-Bibliothek.
Klassifizieren
Der Dokumenttyp wird bestimmt und der zuständige Prozess ausgewählt.
Felder extrahieren
Nummern, Datumsangaben, Beträge und Beteiligte werden als strukturierte Werte ausgelesen.
Plausibilität prüfen
Ihre Geschäftsregeln prüfen die Werte; unsichere Fälle werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Freigabe einholen
Ein Freigabeschritt in Power Automate oder Teams holt die Entscheidung der zuständigen Person ein.
Übergabe an das Zielsystem
Dokument und Metadaten landen in SharePoint oder im Fachsystem – abgelegt, verschlagwortet und auffindbar.
Aus einem PDF im Postfach wird ein strukturierter Datensatz am richtigen Ort. Manuelles Abtippen und Suchen entfallen, die Nachvollziehbarkeit bleibt erhalten.
Beispielanwendungen
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Diese vier Beispiele beginnen bei Aufgaben, die in vielen Unternehmen täglich anfallen. Sie zeigen mögliche Anwendungen und sind keine Referenzprojekte.
Auftragsabwicklung
Bestellungen ohne Abtippen erfassen
Bestellungen erreichen Unternehmen als PDF, E-Mail-Text oder Formular. Ein KI-gestützter Ablauf liest Positionen, Mengen und Konditionen aus, gleicht sie gegen Stammdaten ab und legt den Vorgang im Zielsystem an.
Weniger manuelle Erfassung und weniger Übertragungsfehler; unklare Positionen werden gezielt zur Prüfung vorgelegt.
Kundenservice
Anfragen vorbereitet statt roh im Postfach
Eingehende Anfragen werden kategorisiert, mit dem passenden Wissen angereichert und als Antwortentwurf bereitgestellt. Der Vorgang ist damit vorsortiert, bevor jemand ihn öffnet.
Kürzere Bearbeitungszeiten bei Standardanliegen und eine gleichmäßigere Antwortqualität im Team.
Vertriebsinnendienst
Ausschreibungen schneller bewerten
Lange Ausschreibungs- und Anfrageunterlagen werden auf Anforderungen, Fristen und Ausschlusskriterien hin ausgewertet und den passenden Textbausteinen aus früheren Angeboten zugeordnet.
Die Vorqualifizierung gelingt früher, und Angebotsentwürfe starten mit vorhandenem statt neu geschriebenem Material.
Wissensmanagement
Antworten aus den eigenen Unterlagen
Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Projektdokumente liegen über SharePoint, Laufwerke und Postfächer verteilt. Ein Wissensassistent beantwortet Fragen daraus – mit Verweis auf das Quelldokument.
Weniger Rückfragen an einzelne Wissensträger und ein schnellerer Einstieg für neue Mitarbeitende.
Die Verbindung
Wenn KI auf Microsoft 365 trifft.
Ein nützlicher Unternehmensassistent braucht zwei Dinge: Zugang zum richtigen Wissen und Zugang zu den richtigen Prozessen. Beides liegt im Mittelstand meist bereits in Microsoft 365.
01Quellen
Wo Ihre Informationen heute liegen.
- SharePoint-Bibliotheken
- Dokumente und PDF-Dateien
- Formulare und Listen
- Fachanwendungen und APIs
02Wissensebene
Aufbereitet, strukturiert und durchsuchbar gemacht.
- Aufbereitung und Segmentierung
- Metadaten und Berechtigungen
- Semantische und klassische Suche
- Regelmäßige Aktualisierung
03KI-Agent
Versteht die Anfrage und arbeitet mit Kontext.
- Sprachmodell mit Kontextdaten
- Retrieval Augmented Generation
- Geschäftsregeln und Freigaben
- Definierte Werkzeuge und Aktionen
04Auslieferung
Dort, wo tatsächlich gearbeitet wird.
- Microsoft Teams
- SharePoint-Intranet
- Service- und Support-Postfach
- Web- und Fachanwendungen
Genau an dieser Kette entscheidet sich, ob ein Assistent hilfreich oder beliebig ist. Weil wir sowohl die KI-Seite als auch die Microsoft-365-Seite entwickeln, bleibt der Weg vom Dokument bis zur Antwort in einer Hand.
SharePoint & Microsoft 365
Mehr aus Microsoft 365 machen.
SharePoint, Teams und Power Automate können viel. Für Ihre besonderen Anforderungen entwickeln wir die fehlenden Oberflächen, Verbindungen und Abläufe.
SharePoint-Entwicklung & SPFx
Individuelle Web Parts, Extensions, Integrationen und Business-Komponenten für moderne SharePoint-Umgebungen.
- Web Parts und Extensions mit dem SharePoint Framework
- Anbindung an Fachsysteme über REST und Microsoft Graph
- Wiederverwendbare Komponenten statt Einzellösungen
Moderne Intranets
Moderne Mitarbeiterportale mit klarer Informationsarchitektur, hochwertigem Design und integrierten Geschäftsprozessen.
- Informationsarchitektur und Navigationskonzept
- Communication Sites und Redaktionsprozesse
- Integrierte Anwendungen statt reiner Linksammlung
Formulare & Workflows
Digitale Formulare, Freigaben, Power-Automate-Prozesse und individuelle Workflow-Lösungen.
- Digitale Anträge mit Validierung und Statusverfolgung
- Mehrstufige Freigaben in Teams und Outlook
- Individuelle Logik dort, wo der Standard nicht ausreicht
Microsoft-365-Migrationen
Bestehende SharePoint-, Datei- und Dokumentenlandschaften strukturiert modernisieren und nach Microsoft 365 überführen.
- Bestandsaufnahme von Inhalten und Berechtigungen
- Zielstruktur mit Metadaten statt gewachsener Ordnertiefe
- Schrittweiser Umzug mit klaren Prüfpunkten
Vorgehen
Früh sehen, ob es funktioniert.
Wir arbeiten in überschaubaren Schritten. Sie sehen früh einen Prototyp mit Ihren Beispielen und entscheiden auf dieser Grundlage, wie es weitergeht.
01
Verstehen
Prozess, Daten, Systeme und Zielbild gemeinsam erfassen.
02
Prototyp
Einen ersten Ablauf mit Ihren Dokumenten und typischen Anfragen erproben.
03
Integrieren
Die Lösung sauber in bestehende Systeme und Abläufe einbetten.
04
Weiterentwickeln
Auf Basis realer Nutzung schrittweise optimieren und ausbauen.
Bevor wir ausbauen, prüfen wir gemeinsam: Spart die Lösung im Alltag wirklich Arbeit?
Warum ProperIT
Die richtigen Fragen. Und jemand, der es baut.
Wir sind ProperIT Consulting aus Bad Schwalbach. Wir entwickeln Software für Unternehmen, die ihre Abläufe verbessern wollen, und bringen dafür KI und Microsoft 365 zusammen. Am Anfang steht ein Gespräch über Ihre Arbeit.
Technische Tiefe
Wir klären früh, welche Daten verfügbar sind, welche Schnittstellen funktionieren und wo Aufwand entsteht. Diese Fragen gehören für uns schon ins erste Konzept.
Pragmatische Umsetzung
Manchmal reicht ein einfacher Workflow. Manchmal braucht es eine eigene Anwendung. Wir empfehlen Ihnen den Umfang, den Ihre Aufgabe rechtfertigt.
Anschluss an Ihren Alltag
Eine Zusammenfassung gehört zum Vorgang, ein Dokument in die richtige Bibliothek. Wir kümmern uns um diese letzten Meter bis zur täglichen Nutzung.
Direkte Kommunikation
Kurze Wege, verständliche Sprache und ehrliche Einschätzungen auch dann, wenn ein Anwendungsfall sich technisch noch nicht lohnt.
Was soll morgen leichter gehen?
Welche Aufgabe würden Sie Ihrem Team gern abnehmen? Beschreiben Sie uns den Ablauf. Wir schauen mit Ihnen auf die Möglichkeiten, die nötigen Daten und einen sinnvollen ersten Schritt.